회의록을 Agentic AI 시대를 위한 조직의 지식 기반으로 만들고 있는 대원씨티에스의 여정

기업의 AI 투자 방향이 Agentic AI를 향하고 있습니다. 조직의 규모와 업종을 떠나 모두가 한 방향을 바라보고 있는 것이 바로 2026년 AI 전환(AX)의 메가 트렌드입니다. 프로젝트 현장에서 들리는 수많은 이야기에는 한 가지 공통점이 존재합니다. Agentic AI가 조직 내에 성공적으로 안착하려면 결국 일하는 방식을 근본적으로 되돌아보아야 한다는 것과, AI 네이티브 조직이 되기 위한 '지식 기반'이라는 핵심 자산이 반드시 선행되어야 한다는 점입니다.

여기서 말하는 지식 기반은 단순히 데이터베이스(DB), 데이터 웨어하우스(DW), 혹은 데이터 레이크 등에 담겨 있는 정형화된 데이터를 뜻하지 않습니다. 업무 일상에서 매일같이 만들어지고 사라지는 암묵지에 해당하는 지식을 AI가 이해하고 활용할 수 있는 형태의 정보로 차곡차곡 쌓아가는 것을 의미합니다. 이번 포스팅에서는 대원씨티에스가 전사적으로 AI 노트를 활용하며 하나둘 깨닫게 된, 지식 기반을 구축해 나가는 실제 여정에 대해 상세히 이야기를 해볼까 합니다.

AI노트 활용에 대한 생생한 라이브 데모가 궁금하시다면 지난5월30일에 열린'Arista AI User Forum 2026'에서 진행한 데모 세션 영상을 참조해 주시기 바랍니다.

https://www.youtube.com/watch?v=5uOqpnuVY9w

지식 기반이 없는 AX는 사상누각

Agentic AI 시대를 준비하는 많은 기업이 가장 먼저 떠올리는 것은 거대한 인프라의 규모입니다. GPU 서버를 얼마나 확보해야 할지 묻고, 어떤 거대언어모델(LLM)을 도입할지 고민하며 사내 데이터를 어떻게 연결할지 고심합니다. 물론 이 모든 것은 인프라 구축을 위해 매우 중요한 질문들입니다.

그러나 인프라와 모델, 그리고 데이터 파이프라인을 완벽하게 갖추었다고 하더라도 정작 AI 에이전트가 들여다보고 분석해야 할 '지식'이 비어 있다면 그 결과물은 기대에 미치지 못할 수밖에 없습니다. 이때 말하는 지식은 정형 데이터에만 한정되지 않습니다. 매일 열리는 회의, 고객과 나눈 깊이 있는 대화, 현장에서 터져 나온 생생한 의견, 손으로 적은 메모, 그리고 구두로 오간 의사결정이 모두 지식의 진정한 원천입니다.

조직의 진짜 노하우와 경쟁력은 대부분 이 비정형 영역에 숨어 있습니다. 문제는 이러한 지식이 시스템에 제대로 남지 않는다는 점입니다. 누군가는 기억에 의존해 회의록을 쓰고, 누군가는 녹음 파일만 덩그러니 남기며, 또 누군가는 메신저에 짧은 요약을 올리는 데 그칩니다. 결국 시간이 지나면 당시의 맥락은 흩어지고, 담당자가 바뀌면 똑같은 질문과 시행착오가 되풀이됩니다. 회의는 끊임없이 많았지만 정작 조직의 기억은 남지 않는 비효율적인 상태가 이어지는 것입니다. 대원씨티에스도 AI 사업을 본격화하면서 정확히 이와 같은 고민과 마주했습니다. 그리고 그 답을 찾는 과정에서 가장 먼저 손에 잡은 도구가 바로 AI 노트였습니다.

대원씨티에스가 AI 노트(iFLYTEK AINOTE)를 일상 업무에 들인 배경

대원씨티에스에 처음 방문한 고객이나 파트너들의 눈에 가장 먼저 들어오는 흥미로운 풍경이 있습니다. 바로 회의실에 모인 모든 임직원이 손에 AI 노트를 한 대씩 들고 다닌다는 점입니다.

대원씨티에스는 GPT-5를 탑재한 세계 최초의 E-페이퍼 디바이스인 'iFLYTEK AINOTE' 제품을 모든 조직원에게 제공하였습니다. 이 장치는 회의 내용을 스스로 요약하고, 핵심 쟁점을 도출하며, 향후 진행해야 할 액션 아이템을 깔끔하게 정리해 줍니다. 또한, 16개 언어에 대한 전사(Transcription) 기능과 11개 언어 실시간 번역까지 한 자리에서 처리할 수 있는 강력한 성능을 자랑합니다. 이 제품을 전사적으로 도입하여 매일 활용하면서 대원씨티에스의 AX 여정은 새로운 국면을 맞이하게 되었습니다. 업무 현장에서 얻은 실제적인 깨달음들을 크게 네 가지 항목으로 나누어 공유하고자 합니다.

Lessons & Learned 1: 회의록의 활용 가치 재발견

직장인들의 Outlook 일정을 열어 보면 일주일 내내 회의가 빽빽하게 적혀 있는 경우가 많습니다. 그리고 회의를 할 때마다 조직원 중 누군가는 발언 내용을 기록하여 공유하는 역할을 의무적으로 맡게 됩니다. 회의록 작성이 별것 아닌 단순 반복 업무처럼 보일지 몰라도 사실은 그렇지 않습니다. 회의의 흐름과 맥락을 정확하게 파악하고 있지 않으면 회의록 작성에 꽤 많은 시간과 정신적 노력을 쏟아부어야 합니다. 공유받는 사람은 이메일로 가볍게 읽고 넘길지 몰라도 받아 적어야 하는 작성자 입장에서는 결코 만만히 볼 일이 아닙니다.

대원씨티에스는 iFLYTEK AINOTE를 도입하면서 전사 회의록의 품질이 상향 평준화되는 효과를 얻었습니다. 이 장치는4.2mm라는 극도로 얇은 두께와 295g이라는 가벼운 종이형 태블릿 형태를 지니고 있지만 내부에 탑재된 고성능 4-마이크 어레이를 통해 회의실 안의 음성을 오차 없이 정확하게 잡아냅니다.

덕분에 회의 중에 안심하고 손으로 중요한 메모를 작성하는 동시에 음성 기록을 병행할 수 있으며 기록된 음성은 실시간으로 정교한 텍스트로 변환됩니다. 특히 화자 식별 기능이 각 개인의 고유한 음성 지문(Voiceprint)을 기반으로 자동 처리되므로 누가 어떤 발언을 했는지 명확히 구분됩니다. 필기와 녹음 그리고 전사된 텍스트 내용이 하나의 화면에 서로 유기적으로 연결되어 남기 때문에 회의록 작성을 위해 따로 사후에 시간을 빼지 않아도 회의가 종료되는 즉시 높은 완성도의 1차 결과물을 손에 넣을 수 있습니다.

진짜 중요한 이점은 따로 있습니다. 바로 회의가 진행되던 당시의 구체적인 맥락이 통째로 보존된다는 점에 있었습니다. 텍스트 기록만 덜렁 남으면 당시 발언자의 미묘한 뉘앙스가 사라지고 녹음 파일만 남으면 원하는 구간을 다시 찾아 듣기가 매우 불편합니다. 손으로 필기한 내용만 남으면 누락되는 부분이 생기기 마련입니다. 하지만 필기와 녹음, 전사 텍스트라는 세 가지 요소가 한자리에서 결합하는 순간 회의는 단순히 흘러가 버리는 시간이 아니라 언제든 다시 열어보고 활용할 수 있는 조직의 가치 있는 업무 자산으로 변모합니다.

Lessons & Learned 2: AI 노트는 기록 도구가 아니라 업무 인터페이스다!

AI 노트를 본격적으로 쓰기 시작하고 시간이 흐르면서 또 한 가지 중요한 가치를 깨닫게 되었습니다. AI 노트의 진정한 효용성이 단순히 회의록을 자동으로 생성해 주는 차원에서 끝나지 않는다는 점입니다. 회의 내용을 요약하고 핵심 쟁점을 뽑아내며 액션 아이템을 정리하고 필요 시 번역까지 지원하는 이 모든 과정 속에서 이 장치가 일반적인 E-잉크 기반의 디지털 노트들과는 확실하게 결이 다름을 체감할 수 있습니다.

기존의 일반적인 디지털 노트들이 단순히 종이 공책을 디지털로 대체하는 '기록'에 목적을 두었다면 AI 노트는 종이의 대체재를 넘어 우리의 업무 인터페이스 자체를 혁신하는 도구입니다. 회의 내용을 사후에 다시 읽는 수동적인 복기에 머무르지 않고 다음과 같은 고도화된 업무 프로세스로 자연스럽게 이어지기 때문입니다. 즉, 참조용 기록을 넘어서 전체 워크플로우의 출발점이 되는 것입니다.

• 요약 요청: 30분~1시간 동안 이어진 긴 회의를 단 3줄짜리 핵심 메시지로 핵심만 압축합니다.

• 할 일 추출: 회의 과정에서 최종 합의된 액션 아이템을 담당자와 완료 기한 기준으로 명확하게 정리합니다.

• 고객 요구사항 정리: 여러 대화 속에 두서없이 흩어져 있던 고객의 요구사항을 카테고리별로 깔끔하게 묶어 분류합니다.

• 변화 추적: 동일한 프로젝트의 지난 회의 내용과 비교하여 오늘 새롭게 달라지거나 업데이트된 내용을 자동으로 비교 분석합니다.

• 다음 회의 아젠다 초안 작성: 미결된 쟁점과 액션 아이템의 진척 상황을 기반으로 다음 회의에서 다루어야 할 아젠다 초안을 자동 생성합니다.

이러한 유기적인 흐름은 Agentic AI를 선제적으로 도입하려는 기업들이 궁극적으로 달성하고자 하는 지향점과 정확히 맞닿아 있습니다. 이제 기업들은 AI를 단순한 별도의 독립 실행형 앱으로만 격리하여 사용하고 싶어 하지 않습니다. 기존의 익숙한 업무 흐름과 시스템 인프라 내부에 AI를 자연스럽게 녹여 넣고자 합니다. 회의, 문서 작성, 고객 대응, 프로젝트 관리, 그리고 최종 의사결정에 이르기까지 모든 프로세스가 AI를 통해 매끄럽게 이어지기를 원하는 것입니다. AI 노트는 사람이 말하고 쓰는 아날로그 정보를 AI가 즉각 이해할 수 있는 디지털 데이터로 가공해 전체 에이전틱 워크플로우의 가장 앞단을 책임지는 핵심 인터페이스 역할을 훌륭히 수행합니다.

Lessons & Learned 3: 회의록을 마크다운으로 쌓는 순간 지식 기반의 윤곽이 보인다!

전사적으로 AI 노트를 다각도로 활용하면서 체감한 가장 거대한 도입 효과는 회의록이 단순한 독립형 문서가 아니라 조직 전체 지식 기반의 중요한 유기적 한 조각이라는 사실을 깨달은 점이었습니다. 대원씨티에스는 AI 에이전트를 실무 업무에 더욱 적극적으로 활용하고자 하는 조직원들을 위하여 향후 생산되는 모든 회의록을 마크다운(Markdown) 형식으로 전환하여 축적·활용하는 방안을 내부적으로 긴밀히 검토하고 있습니다.

마크다운은 사람이 눈으로 읽기에도 직관적이고 편할 뿐만 아니라 AI 역시 문서의 계층적 구조를 명확하게 이해하기 매우 쉬운 최적의 포맷입니다. 문서의 제목, 하위 목록, 체크박스, 하이퍼링크 그리고 복잡한 표 형태가 모두 순수한 텍스트 포맷으로 남기 때문에 특정 소프트웨어 제조사의 전용 독점 포맷에 갇히지 않는 강력한 개방성을 가집니다.

이는 Obsidian, GitHub, GitLab, SharePoint는 물론 사내의 기존 검색 시스템과 최신 벡터 데이터베이스(Vector DB)에 이르기까지 인프라의 제약 없이 모두가 자유롭게 데이터를 파싱하고 다룰 수 있는 형태를 의미합니다. 매일 축적되는 회의록과 최종 결정 사항, 실무 플레이북을 모두 *.md 파일 형태로 형상 관리 시스템에 커밋(Commit)하면 텍스트의 정교한 버전 관리와 AI가 즉각 활용하기 좋은 구조적 효율성을 동시에 확보할 수 있을 것으로 보고 있습니다.

이렇게 되면 누가, 언제, 어떤 맥락에서 의사결정 내용을 변경했는지의 히스토리가 시스템에 자동으로 남게 됩니다. 회의록에 적힌 문장 한 줄이 휘발되는 단순 기록이 아니라 엄격하게 추적 가능한 '조직의 의사결정 자산'이 됩니다. 관련해 대원씨티에스는 사내에서 활발한 내부 테스트를 진행 중에 있습니다. 이러한 방식으로 비정형 데이터를 장기적으로 쌓아 나가면 AI 노트는 조직 내부의 숨겨진 지식을 수집하는 가장 강력한 데이터 센싱 장치로 자리매김할 것입니다. 결과적으로 회의 중에 오간 까다로운 고객 요구사항, 심도 있는 기술 검토, 민감한 가격 이슈, 보안상의 우려, 내부 결정 사항 등을 단 하나도 놓치지 않고 마크다운 파일로 변환하여 사내 저장소에 적재하여 AI 에이전트가 언제든 자율적으로 참조할 수 있는 견고한 지식 기반이 매일 한 줄씩 완성되어 가고 있습니다.

Lessons & Learned 4: 로컬 LLM과 만나면 보안 걱정도 없다!

AI 노트의 활용 범위를 전사적으로 넓혀 가다 보니, 기업 환경에서 필연적으로 거대한 장벽과 마주하게 되었습니다. 바로'데이터 보안'의 벽입니다. 기업의 핵심 회의에는 외부로 절대 유출되어서는 안 되는 민감한 정보가 다수 포함되어 있습니다. 고객의 개인정보부터 시작해 구체적인 견적 조건, 중장기 내부 사업 전략, 핵심 기술 검토 내용 그리고 시스템 보안 취약점 이슈 등이 회의록에 여과 없이 그대로 기록되기 때문입니다.

이러한 비정형 원문 데이터들을 상용 외부 퍼블릭 클라우드 AI 서버로 무방비하게 전송하는 것은 보안 규정상 불가능한 조직이 많습니다. 실제로 진짜 중요한 핵심 임원 회의나 대외비 프로젝트 회의일수록 보안 우려 때문에 AI 노트의 녹음 버튼을 누르기가 망설여지는 이유가 바로 여기에 있습니다.

이때 대원씨티에스가 찾아낸 가장 현실적이면서도 완벽한 대안이 바로 '로컬 LLM(Local LLM) 기반의 워크플로우' 구축이었습니다. 사내에 안전하게 구축된 GPU 인프라 위에서 독자적으로 돌아가는 로컬 LLM은 데이터 적재 및 활용의 심리적·물리적 천장을 완전히 걷어내 줍니다. 회의실에서 발화된 모든 음성과 텍스트 데이터가 사내 프라이빗 네트워크 외부로 단 한 바이트도 나가지 않기 때문에 아무리 민감하고 엄격한 보안이 요구되는 회의라도 마음 놓고 녹음하고 요약할 수 있습니다.

보안 인프라가 확보되자 데이터 적재의 범위가 기존 '외부 발설이 가능한 일반적인 수준의 회의'에서 '회사가 진행하는 모든 보안 회의'로 비약적으로 넓어졌습니다. 대원씨티에스가 정립한 이 안전한 에이전틱 워크플로우(Agentic Workflow)의 단계는 다음과 같은 파이프라인으로 구조화됩니다.

[AI 노트 기반 사내 에이전틱 워크플로우]

AI 노트 기기 내부 회의 녹음·필기·전사 → 사내 보안 로컬 저장소 이송 → 로컬 LLM 기반 자동 요약 및 카테고리 분류 → 표준 마크다운 회의록 파일(*.md) 생성 → 사내 프라이빗 지식 저장소 적재 → 조직원을 위한 AI 통합 검색·요약·실시간 업데이트

위와 같은 파이프라인을 사내 인프라에 구현하면 회의록은 더 이상 정적인 기록물로 썩지 않습니다. 앞서 언급한 바와 같이 원본 녹음과 전사 원문은 엄격한 권한 통제하에 내부 로컬 저장소에 안전하게 격리 보관하고 LLM이 정제한 요약본과 액션 아이템은 협업을 위해 권한이 설정된 문서 저장소나 사내 Git 저장소에 안전하게 업로드합니다. 동시에 핵심 결정 사항들은 사내 위키나 업무 관리 도구로 자동 연동되며 지식 검색을 위한 색인(Index) 데이터는 내부 벡터 데이터베이스에만 안전하게 보관됩니다. 민감한 내용의 원문을 외부로 내보내지 않고 내부에 철저히 둔 채 안전하게 활용하는 구조가 완성된 것입니다.

AI 노트는 작지만 가장 빠른 AX 출발점

지금까지 대원씨티에스가 전사 업무 전반에 AI 노트를 커스터마이징하여 활용하면서 현장에서 몸소 체감한 실질적인 깨달음들을 살펴보았습니다. 여러 가지 주제와 기술적 관점으로 나누어 설명해 드렸지만 이 모든 경험을 관통하는 핵심 메시지는 결국 하나로 귀결됩니다.

기업의 성공적인 AI 전환(AX)은 수십억, 수백억 원이 소요되는 거대하고 거창한 시스템 통합 구축 프로젝트로만 시작되는 것이 아니라는 사실입니다. 회의실 책상 위에 놓인 작은 노트 한 대를 진정성 있게 활용하는 것에서부터 AX는 출발할 수 있습니다. 회의록을 매일 한 줄씩 정성껏 쌓아 나가는 임직원들의 작은 루틴이 자리를 잡으면 시간이 흐른 뒤 조직의 의사결정 체계 전체를 흔들림 없이 떠받치는 거대한 지식 자산이 됩니다. Agentic AI가 안착하여 스스로 작동할 수 있는 기름진 토양은 바로 이렇게 만들어지는 것입니다. 대원씨티에스는 전사적인 AI 노트 활용을 통해 다음과 같은 본질적인 질문들에 대한 명확한 해답을 하나둘 찾아가고 있습니다.

• 우리 조직원들이 생산하는 귀중한 지식은 지금 이 순간 어디에 쌓이고 있는가?

• 매일 이루어지는 회의와 비즈니스 대화는 나중에 다시 활용할 수 있는 형태로 보존되고 있는가?

• 과거에 발생했던 고객의 세부 요구사항과 핵심 의사결정이 내려진 진짜 이유를 지금 즉시 찾아낼 수 있는가?

• 향후 도입될 Agentic AI가 우리 회사의 업무를 실질적으로 돕기 위해 읽고 학습할 데이터는 충분히 준비되어 있는가?

만약 AI 노트 도입 방법이나 로컬 LLM 인프라 기반의 안전한 지식 기반 구축 전략에 대해 더 자세하고 전문적인 정보가 필요하시다면? 언제든 대원씨티에스로 편하게 문의해 주시기 바랍니다.